Uma nova tecnologia nem sempre é a resposta para seus problemas de produtividade no trabalho

O bom gestor quer que sua equipe faça o melhor possível. E isso significa garantir que tenham os instrumentos necessários. Infelizmente, esse novo aplicativo de agenda, ferramenta de comunicação ou software de gerenciamento de projetos pode estar causando mais estragos que benefícios.

Com pressão para ter mais produtividade, expectativas mais altas de performance e menos tempo para o trabalho produtivo, pedir à equipe que aprenda uma nova e complexa ferramenta por conta própria pode ser extremamente estressante. E isto pode levar ao chamado technostress – sintomas negativos relacionados ao uso e adoção de novas tecnologias.

O que é technostress?

Como o nome indica, o technostress é o estresse e o impacto psicológico negativo da introdução de novas tecnologias no trabalho. O termo foi usado pela primeira vez por Craig Brod em seu livro Technostress: the human cost of the computer revolution (Technostress: o custo humano da revolução do computador) de 1984. Brod falava sobre a adoção generalizada de computadores no local de trabalho, desde então nossa dependência – e frustração com – a tecnologia só cresceu.

Quais são as principais causas do technostress?

O technostress não é apenas sobre ferramentas ou aplicativos. Os estressores podem ser agrupados em cinco categorias:

• Invasão: “A tecnologia está tomando conta da minha vida!”

Certamente você já levou trabalho para casa. Graças aos smartphones e internet de alta velocidade os trabalhos raramente ficam restritos aos escritórios. Não é surpreendente, portanto, que estejamos ficando mais estressados com esta invasão de privacidade.

• Sobrecarga: “Não consigo cumprir todas as tarefas!”

Mesmo quando o trabalho fica restrito ao escritório, somos sobrecarregados pelas interrupções. Hoje, um trabalhador médio recebe 121 e-mails por dia e sabe-se lá quantas notificações de mensagens instantâneas. Com toda essa carga as pessoas estão se sentindo com excesso de trabalho.

• Complexidade: “Esta tecnologia é muito complicada!”

Trabalhadores inexperientes com tecnologia se intimidam com novos instrumentos desnecessariamente complexos. Cada aplicativo vem com novos recursos “úteis” e com sua própria linguagem que você precisa aprender. O Gmail, por exemplo, tem tantas opções e configurações diferentes que você provavelmente não sabe sobre todas elas.

• Insegurança: “Se eu não souber usar essa tecnologia, serei demitido!”

Infelizmente espera-se que a maioria dos trabalhadores aprenda sozinha a ferramenta, sem qualquer treinamento adicional.

Pior ainda, muitos acham que, se não conseguirem manter-se atualizados com a tecnologia mais recente, serão substituídos por outro que saiba. Isso resulta em ansiedade para melhor desempenho e um sentimento de insegurança, o que gera maior pressão sobre os trabalhadores.

• Incerteza: “É assim que esta tecnologia deve funcionar?”

À medida que o aprendizado com a tecnologia avança, muitos têm uma sensação de instabilidade e incerteza sobre como será o trabalho e a vida amanhã. As manchetes sobre Inteligência Artificial (IA), por exemplo, deixam os escritores incertos quanto a existência de trabalho no futuro.

Observando as cinco categorias de estresse, não é de surpreender que as empresas altamente inovadoras tenham os níveis mais altos de technostress. Curiosamente, porém, aqueles que usam tecnologia apenas ocasionalmente são mais propensos a sofrer com o technostress, já que as pessoas que regularmente utilizam a tecnologia desenvolvem as habilidades de uso mais facilmente.

Sinais e sintomas

O que acontece quando você sofre com o technostress?

O cortisol – hormônio do estresse – aumenta significativamente e isto leva ao desgaste e ao esgotamento no trabalho. Junto com o burnout, o technostress pode causar outros sintomas:

1. Físicos. Dores de cabeça, pescoço dolorido, músculos das costas e dos ombros tensos, incapacidade de relaxar e hipertensão são apenas alguns dos sintomas a serem citados.
2. Mentais. Os trabalhadores que se sentem sobrecarregados pela tecnologia aumentaram os erros, diminuem a produtividade, têm mais dificuldade de concentração e moral baixo, podem ficar deprimidos e mentalmente exaustos.
3. Emocionais. Podem ter ataques de pânico/ansiedade, sentimentos de isolamento e irritabilidade. Pelo desequilíbrio entre vida e carreira podem sentir-se insatisfeitos no trabalho.

Combine os sintomas com todas as outras coisas que podem contribuir para o estresse no ambiente de trabalho, e você gestor verá que a mais nova tecnologia implantada pode estar fazendo mais mal do que bem.

Pior ainda, equipe pode nem estar usando-a.

Estudos mostram que o technostress pode levar os trabalhadores a ignorar ou evitar procedimentos relacionados à tecnologia. Então, ao invés de economizar tempo e dinheiro, essa nova tecnologia pode representar o oposto, perda de tempo e dinheiro sem quaisquer benefícios reais.

Isso ainda pode aumentar a insegurança, pois trabalhadores sobrecarregados ignoram procedimentos importantes. Se a equipe fica estressada toda vez que faz login no novo firewall, não demorará muito até que pare de usá-lo completamente.

Lidando com o technostress: um guia para introdução de novas ferramentas

Isto não quer dizer que, apesar do technostress, o gestor não deva procurar por softwares de produtividade que funcionem. Os benefícios de usar novas tecnologias da maneira correta podem superar em muito as desvantagens.

É possível implementar estratégias para evitar o technostress e seus efeitos. Para tanto, é preciso além de uma cultura digital, ter uma estratégia clara sobre o uso da tecnologia em vez de uma política de tecnologia descartável que muda a cada lançamento da indústria e que ninguém presta mais atenção.

1 – Avalie os riscos

O primeiro passo é obter uma imagem clara da situação atual. Proteger os funcionários do estresse no trabalho é uma exigência moral e, em muitos países, uma exigência legal. Portanto, é importante avaliar os riscos de introdução de novas tecnologias.

2 – Conscientize sobre o technostress

Prevenir o technostress é estar ciente de suas causas e abordá-las claramente. Certifique-se que a equipe saiba que ele pode se manifestar se estiverem lutando contra a implantação de uma nova ferramenta. Aqueles que só ocasionalmente usam a tecnologia correm mais risco. É preciso preocupar-se com usuários pouco frequentes.

3 – Incentive a limitação do trabalho

Muitos trabalhadores reclamam que há uma expectativa – às vezes não verbalizada – por parte dos gestores de que o funcionário leve trabalho para casa ou verifique a caixa de entrada à noite e nos fins de semana. Para evitar o technostress, é preciso deixar claro que os funcionários não devem responder a e-mails corporativos fora do horário de trabalho. Isso inclui o não envio de mensagens conflitantes elogiando membros da equipe que respondem e-mails após o expediente.

4 – Realize treinamento específico de tecnologia

Um dos passos mais importantes é alocar recursos suficientes para treinar adequadamente a equipe em novas tecnologias. Isso reduz a maioria dos fatores que contribuem para o technostress, incluindo complexidade, incerteza e insegurança.

5 – Coloque a pessoa certa no lugar certo

Estudos comprovam que certos tipos de personalidade respondem positivamente à introdução de novas tecnologias. Por exemplo, trabalhadores proativos são capazes de lidar com a sobrecarga de trabalho e, como resultado, tornarem-se mais produtivos.

Por outro lado, pessoas que demonstram extroversão e amabilidade são mais propensas a usar compulsivamente aplicativos sociais móveis, elevando os níveis de technostress. O gestor que conhece a personalidade dos membros da equipe, junto com os pontos fortes e fracos, pode proteger aqueles que correm maior risco de tarefas intensivas em tecnologia.

6 – Analise processos e procedimentos

Examine um dia de trabalho típico e o redesenhe evitando sobrecarga. O gestor deve observar as tarefas da equipe e perguntar: qual é a tecnologia mínima que precisam para realizar as tarefas? Precisam de todos esses aplicativos para o trabalho ou o excesso está mais complicando que ajudando? Antes que se torne um problema para a organização, o tecnostress pode ser evitado se o gestor souber quais as ferramentas a equipe precisa, monitorando como elas são utilizadas e eliminando a tecnologia desnecessária ou excessivamente complexa.

7 – Reduze a comunicação desnecessária

A comunicação é uma das maiores beneficiárias das novas tecnologias. Hoje, nos comunicamos mais facilmente com equipes, clientes e fornecedores. Há o perigo, no entanto, desta comunicação se tornar uma imensa sobrecarga.

O mais novo aplicativo de bate-papo pode parecer uma ótima ideia para manter a equipe na mesma página, mas também pode aumentar, o tempo gasto com comunicação. Ao tomar a iniciativa de minimizar a comunicação desnecessária, o gestor ajuda a reduzir o estresse associado.